Jeg tror det er trygt å si at nesten alle som måtte bruke e-post på jobben, har brukt Microsoft Outlook . Jeg var en av mange som lærte akkurat nok om det å komme forbi, og tenkte aldri på det som noe mer enn et e-postprogram som også kunne skrive ut kalendere. Sjefen min visste mindre om Microsoft Outlook enn jeg gjorde, så jeg trykte alltid ut avdelingenes kalendere for henne. Så, tenk på min overraskelse da jeg så tittelen på denne boken! Bruke Microsoft Outlook for tidsstyring og organisering? Dette måtte jeg se. Kan det brukes på den måten, selv av personer med bare grunnleggende ferdigheter? Jeg var veldig ivrig etter å finne ut.
MERK: Jeg skal bare referere til boken som effektiv tidshåndtering herfra og dermed ta opp mindre tid og din.
Ingen kompetanse nødvendig
Introduksjonen var veldig beroligende. Ja, denne boken er for personer med bare grunnleggende Microsoft Outlook- ferdigheter. Forfatterne ber om at leseren forstår grunnleggende, siden dette ikke er en "hvordan man bruker Microsoft Outlook fra en firkantet" type bok. Den eneste delen av Microsoft Outlook som forklares "fra det aller første klikket" er Oppgaver, fordi det er den delen som de fleste ikke har brukt eller ikke har brukt mye. Forfatterne sier at boken også er for den erfarne Microsoft Outlook- brukeren, fordi den viser et system for organisering og tidsstyring som er bedre og mer effektiv, og kan vise til og med den mest erfarne brukeren hvordan man får enda mer ut av programvaren. Med denne typen introduksjon var jeg ivrig etter å lese mer.
Hvert kapittel begynner med en oversikt over hvordan problemer starter, etterfulgt av en seksjon som heter "La oss komme i gang og endre dette!" og slutter med en "Du prøver det" -delen som oppsummerer hva kapitlet har lært og gir leseren en guidet tur om hva som må gjøres. En av de beste tingene med boken er at den ikke er knyttet til en bestemt versjon. Det finnes instruksjoner her for Microsoft Outlook 2003, 2007 og 2010, slik at ingen blir stengt.
Ikke drukning i e-post
Jeg liker bildet av "email flood" som boken vil holde oss alle fra å drukne inn. For mange er det den eneste måten å beskrive den på. Jeg har sett folk snakke om hundrevis eller tusenvis av e-postmeldinger som fortsatt sitter i innboksen deres og mer helles i hele tiden. Det er ingen måte hvem som helst kan lese all den e-posten. Det de trenger er en solid og effektiv måte å håndtere det som allerede er der, og holder det fra å hakke opp igjen. Og selvfølgelig, hvis man begynner med en "oversvømmelse" av e-post, kommer det ikke til å skje situasjonen under kontroll. Det må være en trinnvis plan. Det er akkurat hva Effektiv Time Management legger ut. Forfatterne identifiserer hovedårsakene til problemet (som å bli distrahert, klikke på "Svar alle" og ikke ha et system for å håndtere innkommende post) og deretter ta leseren gjennom trinnene som er nødvendige for å få tak i det som allerede er der og sett opp et system slik at det ikke skjer igjen. Jeg tror virkelig alle som tar tid til å lese gjennom denne delen og følge forfatterens råd (og, viktigst, holde fast ved systemet) vil finne ut at det fungerer. De er ærlige om hvor mye leseren kommer til å endre sin egen oppførsel for å få ting i orden, og hvorfor det er viktig å gjøre disse endringene. Hvert nødvendig trinn (som å slå av varsler, legge til side klokkeslett for å håndtere e-post og forlate det helt alene i alle andre tider, og lage påminnelser, oppgaver og avtaler direkte fra innkommende e-post) er beskrevet i detalj for hver versjon av Microsoft Outlook . De snakker om å lage ditt eget sett med mapper og flagge viktige meldinger, slik at du ikke overser dem, noe jeg ønsker jeg hadde kjent om når jeg brukte Microsoft Outlook på jobben. Det er detaljerte instruksjoner for hvordan du konfigurerer regler slik at meldinger automatisk sorteres inn i aktuelle mapper. Det, mer enn noe annet, kan bidra til å tømme innboksen rot og holde folk fokusert på det som er veldig viktig.
Holde dine prioriteringer rett
Avsnittet om bruk av Oppgaver for å angi prioriteringer blir også riktig, og bruker eksempelet på en fiktiv, perennialt uorganisert arbeidstaker for å vise hvordan å få distrahert kan få alvorlige konsekvenser. Så leseren er tatt gjennom flere metoder for å bestemme hvilke oppgaver som er veldig viktige, og som bør ha forrang over andre. Dette er noe de fleste har problemer med å finne ut hva som er veldig viktig og hva som kan slås av litt mens toppoppgaver blir tatt vare på. Forfatterne understreker viktigheten av å skrive ting ned. Dette er et nøkkelbegrep i flere velkjente tidsstyringssystemer, og med rette. I dag har vi bare for mye å huske på, og ikke engang kunne Einstein klare alt. Å skrive ting ned er nøkkelen. Forfatterne går utover den enkle skriften, og forklarer hvordan og hvorfor folk skal ha skrevet planer. De erkjenner at det er ikke en enkel oppgave å komme i gang med skriftlige planer når man ikke har gjort det før, og de forklarer hvorfor det er viktig for god tidshåndtering. Effektiv tidshåndtering beskriver et grei system for å sette opp avtaler og oppgaver (og tydelig forklarer forskjellen mellom de to) og for å sette opp visninger, filtre og kategorier for å sikre at du finner nøyaktig den informasjonen du trenger raskt og effektivt.
Kategorier, oppgaver og tid
De første kapitlene i boken omhandler hovedsakelig hva Microsoft Outlook kan gjøre på en arbeidsplass. Fra og med kapittelet "Hvordan få mer tid til det som er viktig med en effektiv ukeplanlegger, " forfattere fortsetter å beskrive hvordan Microsoft Outlook kan brukes til å planlegge ikke-arbeidstid også. De går gjennom de nødvendige trinnene for å sette opp kategorier, og å fargekode dem hvis du ønsker det, for å hjelpe med å sette prioriteringer og holde oppgaver organisert. De understreker viktigheten av ukentlig planlegging, og inkluderer tid for personlige forhold som trening og utdanning som en del av den overordnede planen. Det kan virke rart å først sette personlige, ikke-arbeidsmessige aktiviteter på en Microsoft Outlook- ukeplan på jobb, men forfatterne tydelig forklarer hvorfor dette egentlig er en veldig god idé, og understreker viktigheten av balanse i faglige og personlige liv. De legger merke til det faktum at ikke alle arbeidsplasser tillater privat planlegging, og ikke alle har tilgang til arbeidsdatamaskinen utenfor kontoret, og de gir strategier for å håndtere dette. Det er tydelig at de har en solid forståelse, ikke bare for deres fag, men om virkelighetene på arbeidsplassen.
Planlegging i det virkelige liv
Historien om den fiktive uorganiserte arbeideren fortsetter i kapitlet om virkelighetsplanlegging. De fleste vet egentlig ikke nøyaktig hvor lenge en bestemt oppgave vil ta fordi det er en veldig sjelden oppgave som står alene. Turen til kontoret inkluderer også tid til å komme seg til bilen, parkere bilen og gå på arbeidsplassen, og mange tenker bare på den faktiske kjøretiden. Folk blir distrahert, eller ting skjer som setter den vanlige arbeidsdagen i fullstendig disarray. Folk gjør det de ønsker å gjøre, og på en eller annen måte klarer seg ikke å gjøre de tingene de ikke vil gjøre (noe som feller alt opp for alle, avhengig av at jobben blir ferdig). I denne delen tar forfatterne en god titt på menneskets natur og viser hvordan en effektiv dagplan kan få alt til å løpe så mye mer jevnt. Å holde nøyaktig oversikt over tiden som er nødvendig for hver oppgave er nøkkelen her. Ikke flere estimater eller ballparkfigurer - den faktiske tiden for hver oppgave fra start til slutt. I hovedsak ønsker forfatterne at leseren skal opprette en tidsdatabase, så i stedet for bare å gjette eller vinge det, kan leseren slå opp den faktiske tiden for en gitt oppgave og planlegge deretter. De ber også leseren å evaluere sine egne "Produktivitetstimer", de tider på dagen når folk fungerer i sitt beste, og deres egne "Avbruddstimer", de tider da de mest sannsynlig blir avbrutt. Deretter utarbeide de en plan for å planlegge blokker av avbruddstid i toppproduktivitetstid, og de anerkjenner at dette ikke vil skje over natten, da andre mennesker må defineres som trent for ikke å forstyrre deg mens du jobber. Og de understreker viktigheten av å bygge i "buffer tid", slik at hvis ting tar lengre tid enn forventet, blir resten av dagen ikke helt forstyrret.
Møte, møte, hvem har møtet?
Møter ser ut til å være et faktum i livet i virksomheten, og de kan være enorme tidskvittere og produktivitetsmord. Effektiv Time Management anerkjenner dette og forklarer i detalj hvordan du konfigurerer møter gjennom Microsoft Outlook og koordinerer møttider med andre. Dens mest verdifulle råd kan imidlertid oppsummeres i uttalelsen "De beste møtene er de som ikke finner sted." Møter tar folk vekk fra jobbene sine, avbryter arbeidsflyten, stoler for mye på at alle kan oppleve og kunne delta på en meningsfylt måte, og faktisk koste en bedrift penger fordi folk er i møter i stedet for å gjøre jobbene sine. Så, etter å ha forklart hvordan du konfigurerer møteforespørsler, foreslår forfatterne at møter kun skal sjåle, og andre kommunikasjonsmidler (for eksempel Windows Live Meeting eller konferansesamtaler) brukes i stedet så mye som mulig. Hvis møter er nødvendige, er det en plan for å få dem til å løpe mer jevnt og gi bedre resultater. Dette dekker alle basene og bør øke alles produktivitet og kaste bort minimum tid. Det ville være en utmerket ressurs for enhver arbeidsplass.
Mindre papir, mer produktivitet
Mange foretrekker fortsatt å beholde sin informasjon på papir (jeg må innrømme at jeg er en av disse). Men papir er lett å miste om og misfile, og etter en stund blir den rene papirmassen så ujevn at den like bra kan sendes til shredderen. Effektiv Time Management angir en metode for å ta effektive notater og holde styr på elektroniske filer effektivt. Forfatterne antyder at leseren bruker Microsoft OneNote, men bekrefter at den ikke er inkludert i mange versjoner av Microsoft Office (spesielt de eldre utgavene) og må kjøpes separat, som mange ikke har råd til. Jeg ønsker at forfatterne hadde tilbudt noen forslag til alternativer til Microsoft OneNote, siden det er tydelig et veldig nyttig program og kan integreres effektivt med Microsoft Outlook . Effektiv Time Management går til leseren gjennom å bruke Microsoft OneNote til å ta notater, lage planer, sette opp kalendere og sette opp et strukturert og organisert system for å holde oversikt over alt. Det viser tydelig fordelene ved å bruke elektroniske notater og filer i stedet for papir. Jeg må innrømme at jeg begynte å tenke annerledes på alle mine mapper fulle av notater og utskrifter etter at jeg har lest dette kapitlet, og jeg skal begynne å se på å få Microsoft OneNote eller et annet lignende program for å hjelpe meg å holde styr på ting mer effektivt.
Oppsummere alt
Effektiv Time Management lukkes med et kort kapittel kalt "Hvordan virkelig dra nytte av denne boken" som setter alle de tidligere kapitlene i perspektiv og forklarer de beste måtene å komme i gang med å bruke Microsoft Outlook og Microsoft OneNote for å bli organisert i ditt profesjonelle og personlige liv. Forfatterne gjør det klart at de ikke forventer at organisasjonen skal skje over natten, og de forventer ikke at det skjer uten leserens vilje til å få det til å fungere. Men de forklarer også hvorfor det er mer enn verdt tiden og innsatsen for å følge sin plan. Selv om man ikke bruker Microsoft Outlook, kan denne planen fungere. Det finnes andre programmer som tilbyr mye de samme funksjonene, kanskje ikke i en så praktisk pakke, men brukbar likevel. Jeg forstår at bokens fokus er på Microsoft Outlook og Microsoft OneNote, men jeg tror det ville vært nyttig for forfatterne å foreslå noen andre programmer som kunne brukes til å følge det samme systemet, selv uten en full kopi av Microsoft Office på hånden . Det er bare et mindre forslag, og jeg er sikker på at alle som er interessert i å følge dette systemet, kan få det til å fungere med hvilken programvare de har for hånden.
Produkt vurdert 4/5Kjennelse
Effektiv Time Management er virkelig for alle. Vi kan alle ha nytte av å finne balanse i våre profesjonelle og personlige liv, fra å bruke tiden vår mer effektivt, og å gjøre det aller beste ut av verktøyene vi har for hånden. Selv folk som er sikre på at de har alt under kontroll, kan finne nyttige forslag her. Forfatterne forstår klart både programvaren og menneskets natur og tar en trinnvis tilnærming og forklarer hvorfor det de beskriver, vil fungere. Jeg er glad jeg fikk en sjanse til å gjennomgå denne boken, for nå kan jeg begynne å sette planen i kraft for å få min egen tid styrt mer effektivt.
